10가지 체계적인 일정관리 전략 2: 아이젠하워 매트릭스, 포모도로 기법, 간트 차트

이번에는 '아이젠하워 매트릭스', '포모도로 기법', 그리고 '간트 차트 활용'이라는 세 가지 전략을 통해 어떻게 시간을 체계적으로 관리할 수 있는지 알아보겠습니다.

 

1. 아이젠하워 매트릭스

아이젠하워 매트릭스는 미국의 34대 대통령인 드와이트 D. 아이젠하워가 제안한 일정 관리 방법입니다. 이 방법은 모든 작업을 '긴급성'과 '중요성'에 따라 4개의 영역으로 분류합니다. 일상생활에서 이러한 분류를 통해 우선순위를 정할 수 있으며 그에 따라 각각 다른 접근 방식을 취할 수 있습니다. "중요하면서도 긴급한" 작업은 즉시 처리해야 하며 "중요하지만 긴급하지 않은" 작업은 계획하여 처리해야 합니다.

- 중요하지만 긴급하지 않은 일(예: 목표 설정, 계획 수립 등)
- 중요하면서도 긴급한 일(예: 마감 임박 프로젝트, 크리시스 상황 등)
- 중요하지 않지만 긴급한 일(예: 인터럽션, 어떤 사람들의 요청 등)
- 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일(예: 불필요한 회의, 쓸모 없는 정보 등)

예를 들어, "보고서 마감"과 같은 중요한 업무가 있고, 동시에 "메일 확인" 등의 긴급하지만 상대적으로 중요도가 낮은 작업들도 있습니다. 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 이러한 작업들을 적절히 분류함으로써 우선순위를 설정할 수 있습니다.

2. 포모도로 기법

포모도로(Pomodoro) 기법은 짧게 집중해서 작업 후 잠시 휴식하는 것을 반복하는 방식입니다. 이 이름은 발명자인 프란체스코 시릴로가 이 기법을 개발할 때 사용한 토마토 모양의 타이머에서 유래되었습니다. 이 방법은 우리의 뇌가 오랫동안 집중하는 것보다 짧게 집중하는 것이 더 쉽다는 사실에 기반하고 있습니다. 따라서 이 방법을 사용하면 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
기본적인 Pomodoro 기법의 실행 방법은 다음과 같습니다:

- 25분 동안 집중해서 작업합니다.
- 5분 동안 휴식을 취합니다.
- 이를 네 번 반복한 후에는 15~30분 동안 긴 휴식을 취합니다.

구체적인 예로, 오전 9시부터 시작하여 25분간 집중해서 작업을 한 뒤, 5분간 휴식을 취하는 것입니다. 이런 패턴을 4번 반복한 후에는 좀 더 긴 휴식 시간인 15~30분의 휴식을 취합니다. 이 기법은 우리의 뇌가 오랫동안 집중하는 것보다 짧게 집중하는 것이 더 쉽다는 사실에 기반하고 있습니다.

3. 간트 차트 활용

간트 차트는 프로젝트 일정 관리에 많이 사용되는 도구입니다. 간트 차트를 활용하면 프로젝트의 전체적인 일정과 각각의 작업들이 얼마나 걸릴지, 어떤 작업들이 서로 의존적인지 등을 한 눈에 파악할 수 있습니다. 
간트 차트를 만드는 방법은 다음과 같습니다:

- 가장 먼저, 프로젝트에서 해야 할 모든 작업들을 나열합니다.
- 그 다음, 각각의 작업들이 얼마나 걸릴지 예상하여 시간 축에 맞추어 배치합니다.
- 마지막으로, 서로 의존적인 관계에 있는 작업들 사이를 선으로 연결하여 그 관계를 명확히 합니다.

예를 들어, 웹사이트 개발 프로젝트를 관리한다고 가정해봅시다. 이 경우 '디자인', '개발', '테스트' 등 다양한 단계가 있을 것입니다. 각 단계별 시작일과 종료일, 그리고 해당 단계가 다른 단계와 어떻게 연결되어 있는지를 명확하게 표시함으로써 전체 프로젝트의 진행 상황을 체크할 수 있습니다.

요약

 

아이젠하워 매트릭스는 중요도와 긴급성에 따라 업무 우선순위를 정하는 방식입니다. Pomodoro 기법인 '짧게 집중 후 잠시 휴식'은 우리 뇌의 작동 원리와 부합하여 생산성 향상에 크게 기여합니다. 마침내 간트 차트는 복잡한 프로젝트 일정도 체계적으로 관리할 수 있게 해주며 전체 일정 및 의존관계를 한 눈에 파악할 수 있게 합니다. 이 세 가지 전략은 각자 다른 상황과 작업 특성에 따라 유용하게 활용될 수 있습니다.