10가지 체계적인 일정관리 전략3 : SMART 목표 설정법, 매일의 3가지 주요 작업 선정, 80/20 법칙(파레토 원칙), 미래 로그 기법

체계적인 일정관리 전략3에서는 '스마트 목표 설정법', '매일의 3가지 주요 작업 선정', '80/20 법칙(파레토 원칙) 활용', 그리고 '미래 로그 기법'이라는 네 가지 전략을 알아보겠습니다.

SMART 목표 설정법

SMART는 구체적(Specific), 측정 가능(Measurable), 달성 가능(Achievable), 실현 가능(Relevant), 시간 제한(Time-bound)의 각 첫 글자를 딴 약어입니다. 이 방식은 목표를 설정할 때 사용되며, 개인 또는 조직이 자신들의 목표를 분명하게 정의하고 그것을 달성하기 위한 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

- 구체적(Specific): 명확하게 어떤 것을 이루고자 하는지 정의해야 합니다.
- 측정 가능(Measurable): 진척 상황을 측정할 수 있는 기준이 필요합니다.
- 달성 가능(Achievable): 현재 상황과 능력 내에서 실현 가능해야 합니다.
- 실현 가능(Relevant): 개인이나 조직의 전반적인 목표와 연관되어야 합니다.
- 시간 제한(Time-bound): 일정 기간 내에 완료될 수 있도록 시간 제한을 둡니다.

 

예를 들어, "영어 실력 향상"이라는 모호한 목표 대신 "다음 달까지 TOEIC 점수 800점 달성"과 같은 SMART 기준에 부합하는 구체적인 목표를 설정합니다. 이렇게 하면 우리가 얼마나 진척되고 있는지 확인하고 필요한 경우 방식을 조절할 수 있습니다.

 

매일의 3가지 주요 작업 선정

많은 일들 중에서도 가장 중요하다고 생각되는 3가지 작업에 집중하는 것입니다. 이 방법은 우리에게 우선순위를 부여하도록 도와주며 필수적인 일들에 집중하여 결과물을 내기 위해 필요한 에너지와 시간을 보장합니다.
구체적인 방법은 다음과 같습니다:

- 일어나자마자 또는 전날 저녁에 다음 날의 주요 작업을 선정합니다.
- 각 작업에 필요한 시간을 예상하고, 그에 따라 하루 일정을 계획합니다.
- 우선순위가 높은 작업부터 시작하여, 차례대로 완료해 나갑니다.

 

예로 들어, 오늘의 세 가지 주요 작업으로 "보고서 작성", "회의 참석", "이메일 확인 및 답변"을 선정할 수 있습니다. 이렇게 하면 우리는 그날에 집중해야 할 중요한 일들을 명확하게 인식하고 그에 따라 시간과 에너지를 분배할 수 있습니다.

 

80/20 법칙(파레토 원칙) 활용

80/20 법칙, 또는 파레토 원칙은 일반적으로 '입력과 출력 사이에는 균형이 없다'는 개념을 설명하는 경제학 이론입니다. 즉, 모든 결과의 80%가 입력의 약 20%에서 발생한다는 것입니다. 

이론을 일정관리에 활용한 구체적인 방법은 다음과 같습니다:

- 모든 작업 중에서 가장 결과를 많이 가져다주는 핵심 작업들을 파악합니다.
- 이러한 핵심 작업들에 집중하고, 가능한 한 나머지 비핵심 작업들은 최소화하거나 아예 제거합니다.

예를 들어, 업무에서 가장 중요한 결과를 도출하는 데 기여하는 핵심 업무들이 전체 업무량 중 약 20%일 수 있습니다. 이러한 핵심 업무들에 집중함으로써 우리는 전체적인 효율성과 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

4. 미래 로그 기법

미래 로그 기법은 긴 시간 동안 이루어질 일정이나 목표를 관리하기 위한 방법입니다. 여러 달 혹은 몇 년 동안 달성해야 할 장기 목표나 계획 등을 관리할 때 사용됩니다. 미래 로그 기법을 사용하여 예정된 모든 사항들을 한 곳에 모아 볼 수 있으므로, 전체적인 시간 계획 및 관리가 가능합니다. 예를 들면, 다음 해까지 완료해야 할 프로젝트 계획, 개인적인 장기 목표 등을 포함시켜 볼 수 있습니다.
구체적인 방법은 다음과 같습니다:

- 미래의 모든 중요한 일정과 목표를 적어놓는 '미래 로그' 페이지를 만듭니다.
- 이 페이지에는 특정 날짜나 월, 또는 더 긴 기간(예: 분기, 반기, 연도 등)에 대한 목표와 일정을 기록합니다.
- 이러한 방식으로 모든 중요한 일정과 목표를 한 곳에서 관리할 수 있으므로 전체적인 계획을 세우고 그 진척 상황을 추적하는 것이 훨씬 쉬워집니다.

요약

 

SMART 목표 설정법은 구체적이고 측정 가능하며 달성 가능하고 실현 가능한 시간 제한된 목표 설정 방식으로 우리가 어디로 가야 하는지 분명하게 지시합니다. 매일의 3가지 주요 작업 선정은 우리에게 우선순위를 부여하도록 도와줍니다. 80/20 법칙(파레토 원칙)은 중요한 일에 집중하여 전체적인 효율성과 생산성을 크게 향상시키는 데 도움이 됩니다. 마지막으로, 미래 로그 기법은 장기 목표와 계획을 체계적으로 관리하도록 돕습니다. 이 네 가지 전략은 각자 다른 상황과 작업 특성에 따라 유용하게 활용될 수 있습니다.